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企业如何向客户写病毒疫情不可抗力告知函?

程立雪律师 > 律师问答 > 正文                                                     2020年2月9日
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一场突如其来的新冠病毒肺炎疫情,让企业都陷入不同程度的焦虑。封路、禁足,复工时间延迟,人力成本攀升,国内外交通受限,都会对经济带来冲击,更急迫的问题是订单合同该如何履行。本次疫情显然应适用于不可抗力或情势变更,那么在发送不可抗力证明之前,企业应当及时向客户公告,主动说明面临的疫情影响,尽到通知义务,才能降低违约责任。如何写一份标准的不可抗力通知呢?

客户的联系信息

首先应明确告知函的接收对象,如向特定方发送应写明对方公司名称、接收人员姓名、地址等。如向非特定方发送,将告知函发布在企业官网上,任何相关方可随时查询,同时官网公告也是法律认可的通知形式。

通知的发出时间

告知函务必写明日期,便于对不可抗力事件的辨认。

文件标题注明不可抗力告知函

标题应开宗明义写明不可抗力告知函,让被告知方一目了然。

关于不可抗力事件的详细信息、明确事件的不可抗力性质

虽然当前国内疫情是大众的关注焦点,但是仍然要假设对方处于对疫情的不了解状态,况且许多客户为外贸订单,国外人员不一定清楚中国发生了什么事情。正文起始直接告知发生此次疫情的事实信息,明确疫情为不可抗力。

不可抗力事件对合同履行的影响

交代完事实情况后,简单评估此次疫情对合同履行的影响,大部分情况是对正在进行的订单至少会有一些迟延履行的情况发生。

信息更新和不可抗力消除后的履行承诺

因疫情还在不断发展变化中,告知客户会随时对其进行信息更新,确保其掌握我们的履约进展,这样也便于消除客户的不安定感,增强信任感。

寻求理解并明确联络通道

疫情当然是不可抗力,不能归结于企业的自身原因,但仍要对对方的理解表示感谢,同时要注意到,一旦不可抗力原因消除,剩下的合同仍然要进行履行的。并且,应该尽到最大可能减少当前疫情对履约的影响,这是一个负责任企业应该做到的。最后要留下联系方式,方便对方进一步联络。

整篇不可抗力告知函要简短准确,这只是履行告知义务,达到通知目的即可,合同履行细节问题可另外探讨。强烈建议涉外企业在网站发布告知函并使用英文版本。程立雪律师已针对本次疫情起草通用的英文版本不可抗力告知函,欢迎有需要的企业下载该模板文件(可编辑的word格式)。

下载:Notification Letter Of Force Majeure

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